С какими проблемами столкнулся клиент

Неравномерная загрузка персонала может быть связана с пиковыми часами во время рабочего дня, с сезонным изменением спроса, форс-мажорами и текучкой. Планированием штатного расписания решить проблему можно не всегда: в результате сотрудники простаивают, а компания теряет деньги.

У рекрутинга временного персонала внутренними силами тоже есть подводные камни. Традиционные HR-каналы быстро перестают приносить желаемый результат, особенно когда речь идет о масштабировании бизнеса и открытии новых точек. Большой HR-штат требует больших затрат, вдобавок с ростом сети приходится вкладывать все больше ресурсов — человеческих и финансовых — в собеседования, инструктаж, адаптацию и сопровождение новых сотрудников.

При этом аутсорс поиска персонала через сторонние сервисы часто проходит болезненно: необходимо погружаться в платформу и обучать сотрудников взаимодействию с новыми программами.

Клиенту нужно было найти современный способ подбора грузчиков, который позволит снизить затраты на HR и сократить время простоя сотрудников. Новую структуру требовалось интегрировать с системой прогнозирования и планирования графиков персонала TimeBook, чтобы заказчик мог продолжать работу в привычном интерфейсе.

После общения с заказчиком мы сформировали четыре критерия, по которым выстраивали дальнейшую работу.

Перед стартом работы клиент заполнил заявку в личном кабинете:

• указал адреса и телефоны торговых точек, в которые нужен временный персонал, а также контакты ответственных менеджеров на местах;
• описал смены, задачи исполнителей, требования к ним;
• прописал желаемую ставку за смену, график работы и даты выхода исполнителей.

Для заявок можно создавать шаблоны: клиент один раз вносит информацию в систему, а затем просто подтягивает нужные данные для создания новых. Весь процесс в итоге занимает пару минут.

В MyGig есть наработанная база грузчиков, поэтому мы сразу смогли запустить поиск исполнителей — в нашем сервисе их называют гигеры. Исполнители регистрируются в приложении MyGig и видят все заявки на карте. В результате гигеры могут выбрать торговую точку ближе к дому — о том, почему это важно, мы расскажем дальше.

Чтобы процесс поиска исполнителей был быстрым и эффективным используем сразу несколько каналов вовлечения и активации: отправляем пуш-уведомления зарегистрированным в приложении гигерам, запускаем маркетинговые кампании, привлекаем новых исполнителей через джоб-борды и команду партнеров.

В личном кабинете заказчик может оставлять отзывы об исполнителях, ставить им оценки, а также общаться с менеджерами MyGig. Благодаря удобной системе обратной связи нам удалось быстро адаптировать процесс найма и выбирать наиболее подходящих гигеров на смены клиента.

Интеграция с системой TimeBook сделала работу более удобной. Заказчик может отслеживать потребность во временном персонале и планировать загрузку в привычном интерфейсе. Вдобавок благодаря интеграции работа в сервисе становится прозрачной: компания оплачивает только фактически оказанные, а не «запланированные» услуги.

Классический аутсорс нагружает не только эйчаров, но и других сотрудников. Привлеченные таким образом исполнители часто обращаются к руководству магазинов по рутинным вопросам: насчет выплат, оформления, страхования.

MyGig берет обработку этих вопросов на себя. В приложении для наших гигеров есть чат с поддержкой, которая отвечает на все вопросы подобного характера. Вдобавок сервис автоматизирует документооборот: помогает людям оформить самозанятость, проводит выплаты и предоставляет отчеты заказчику по результатам месяца.

После пилотного месяца стало понятно, какие этапы подбора персонала можно автоматизировать, а какие — нет. Компания решила не автоматизировать операции, которые связаны с общением. Прямой контакт с исполнителями позволяет оценить личностные качества и обаяние гигера. В результате заказчику проще понять, как сложатся отношения временного исполнителя с коллективом и руководителем.

Распространить новую систему подбора персонала на новые точки легко благодаря удобному личному кабинету. Заказчику достаточно внести новые магазины в систему и сформировать на них заявки по тому же принципу, как в начале работы.

При работе с самозанятыми важно, чтобы ФНС не сочла отношения между нанимающей стороной и исполнителем трудовыми. Это может произойти, если один и тот же человек постоянно выходит на одни и те же смены, выполняет одну и ту же работу.

Избежать проблем удается за счет ротации исполнителей: когда самозанятые регулярно сменяют друг друга, у таких отношений нет признаков трудовых. Вот как выглядит примерное расписание гигеров с учетом ротации:

Чтобы гигеры выполняли свою работу качественно, важно формировать в них лояльность к бренду заказчика. Эти действия косвенно связаны и с предыдущим пунктом: чем больше пул лояльных исполнителей, тем проще производить ротацию.

Лояльность удалось сформировать благодаря трем факторам:

1. исполнители могут выбирать наиболее удобные по времени и локации смены;
2. руководство заботится о временных исполнителях не меньше, чем о постоянных, гигеры вовлечены в корпоративную жизнь на каждой точке;
3. гигеры получают выплаты после каждой смены, вдобавок сервис помогает с организацией рабочего процесса — присылает пуш-напоминания о сменах, помогает оформить самозанятость и загрузить документы.

Стартовать проект удалось за 4 дня — столько времени прошло с публикации первой заявки до первого выхода на смену.

За первый месяц работы на регулярные смены вышли 1200 человек. Только 6 исполнителей не прошли одобрение руководства — таких гигеров мы заносим в «черный список» по конкретному клиенту. Сейчас новая система подбора персонала работает в 317 точках по всей России.

В результате клиенту удалось сэкономить 28% по сравнению с работой со штатными сотрудниками.

8 ноября 2022