Как снизить расходы на массовый персонал: обзор главных методов экономии в кризис

Чаще всего компании, столкнувшиеся со сложностями, экономят на IT-инструментах работы (программы, доступ к базам данных и так далее), рекламе или маркетинге — в список мер, как правило, входит и то, что влияет непосредственно на подбор:

• остановка работы над брендом работодателя,
• отказ от продвижения в СМИ,
• сокращение бюджета на подбор и отказ от IT-средств автоматизации подбора.

Важно учесть, что в косвенные расходы на нового сотрудника также входят:

1. Затраты на поиск и найм.
2. Расходы на организацию рабочего процесса, включая покупку униформы, аренду самокатов для курьеров.
3. Стоимость работы других специалистов, которые обеспечивают работу нового сотрудника. Например, отдел обучения, бухгалтерия.
4. Социальный пакет: ДМС, питание, поздравление с праздниками.

Плюсы: снижение некоторых косвенных расходов не отразится на качестве работы. Многие сотрудники и не заметят, что питание в столовой стало менее разнообразным. Если рынок на подъеме и соискателей достаточно, нет необходимости дополнительно привлекать их.

Минусы: люди не любят, когда экономить начинают на их комфорте. Если работодатель начинает «срезать косты» с туалетной бумаги и убеждает рекрутеров работать сверхурочно за ту же зарплату, но продолжает тратить большие деньги на командировки и премии, линейные работники это заметят. Результат: конфликты, текучка, ущерб для бренда.

Решение: объективно оценивать важность косвенных расходов и их долю в общей структуре затрат компании. Отказ от новых программ не спасет, если они влияют на качество продукта, а вот без свежих фруктов в офисе обойтись можно.

Есть два подхода:

1. Общее сокращение
Это справедливо — пусть все будут в одной лодке. Если руководство без прикрас расскажет о положении дел в компании или отрасли, то большинство сотрудников оценит такую открытость. Конкретные решения о сокращениях могут принимать руководители отделов и подразделений. С другой стороны, под такое сокращение могут попасть самые перспективные сотрудники.

2. Сокращение неэффективных
Разумная стратегия — в бизнесе 20% сотрудников обычно дают 80% результата. Однако критерии оценки эффективности могут быть разными. Вспомните кейс компании XSolla, которая вовлеченность и продуктивность сотрудников оценивала по активности в рабочих чатах и почте — согласны с решением были не все. Сам процесс законного сокращения штата занимает много времени и отнимает много сил. Неправильные действия работодателя могут привести к значительным материальным затратам и восстановлению сотрудника в должности. Встряска может не усилить коллектив, а разобщить и напугать.

Плюсы: сокращение штата автоматически снижает все косвенные расходы на персонал и вполне может сделать компанию более эффективной, особенно если реалии рынка изменились.

Минусы: это не штатные единицы, а живые люди, и оценить их объективную пользу для компании не всегда просто. Не забудьте и об обязательных выплатах при увольнении: это может быть выходное пособие, компенсация неиспользованного отпуска, средний заработок на период трудоустройства.

Решение: сократить вы можете не людей, а объем выполняемых работ или длину рабочего дня. Или попробуйте перераспределить обязанности между работниками, оформив внутреннее совместительство или совмещение должностей.

Работодатель не может просто так изменить размер оплаты труда, но может изменить ее структуру. Помните, что без согласия работника ухудшать условия его работы нельзя: в трудовом договоре устанавливается фиксированный размер оклада или тарифной ставки.

Но с целью экономии работодатель может уменьшить доплаты и премии, но обязательно нужно:

• обосновать сокращение. Например, «в связи с прекращением работ в ночную смену»;
• письменно уведомить работника об изменениях не позднее чем за два месяца;
• убедиться, что новые условия не будут ухудшать положение сотрудника по сравнению с установленным коллективным договором.

Плюсы: фонд оплаты труда может быть одной из самых крупных статей расходов компании. Если вы платите больше, чем в среднем по рынку, то имеете полное право пересмотреть систему компенсаций в новых условиях.

Минусы: ваши сотрудники работают за деньги и рассчитывают на определенную сумму, планируя свой бюджет и расходы. Сам процесс законного сокращения оплаты труда непрост и чреват проблемами.

Решение: сокращать первым делом придется стимулирующие выплаты, премии за переработки и выполнение планов. Пересмотрите штатное расписание, изучите ситуацию на рынке и новых сотрудников попробуйте нанимать уже с учетом изменившихся условий.

Обычно под сменой формата подразумевают отказ от аренды офиса или переход на удаленку. Формат работы можно менять и иначе. Например, в 2012 году роботизация склада позволила компании Amazon сократить оперативные расходы на 20%. Компания вложила $ 775 млн в роботизацию 13 центров обработки, сэкономив за год $ 22 млн с каждого склада. Правда, это решение изменило в целом и отношение компании к своим сотрудникам: забыв, что они не роботы, руководство Amazon в некоторых случаях лишало людей перерывов на обед. Последовали судебные иски и скандалы.

Создание гибкого штата, в котором часть сотрудников работает постоянно, а часть берет отдельные смены и задачи — еще один вариант смены формата. Решение позволит перераспределить загрузку, оптимизировать подбор и передать на аутсорс часть задач: например, самозанятые сотрудники сами платят налоги, размер которых сильно отличается от налогов штатных работников в меньшую сторону.

Плюсы: смена форматов подбора и управления линейным персоналом уже доказала свою эффективность во многих кейсах, позволив избежать драматических увольнений и сокращений зарплаты постоянным работникам.

Минусы: постоянные сотрудники влияют на атмосферу и культуру компании, переход на новый формат обязательно приведет к изменениям настроений.

Решение: дать переменам шанс, проанализировать риски и оценить последствия.

Глобальный пересмотр подхода к подбору и управлению линейным персоналом может не только сберечь деньги, время и нервы, но и потенциально поднять мотивацию и лояльность, снизить текучку кадров и обрести запас гибкости и прочности даже в кризис. Переход с трудоустройства в штат на массовый подбор самозанятых через цифровую платформу MyGig экономит до 15−30% за счет автоматизации подбора и документооборота:

• сокращения нагрузки на постоянный персонал,
• ускорения поиска,
• подстройки под пики и провалы в загрузке.

Разовые задачи вместо постоянной занятости, новые лица вместо постоянных сотрудников — непривычное решение за рамками привычных способов. Но чтобы идти в ногу со временем и сохранять адаптивность, нужно идти в ногу со временем.

7 июля 2022